DSGVO Artikel 13

1. Informationen gem. Art. 13 DSGVO zur Nutzung
unseres Videokonferenz- und Web-Seminarsystems

1.1. Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit

Diese Datenschutzhinweise erfolgen im Zusammenhang mit der Verarbeitung aufgrund der Nutzung unseres Videokonferenzsystems (VKS), eines Online-Web-Seminars oder einer Video-Schulung informieren

1.2. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Verantwortlich für die Datenerhebung ist die MoovIT GmbH, Schanzenstr. 29, 51063 Köln, E-Mail: info@moovit.de, Tel.: +49 (0)221 30 20 01 10

1.3. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Datenschutzbeauftragter ist
Herr Dr. iur. Andreas Pinheiro, LL.M.
Berrenrather Str. 274, 50937 Köln
Firma ap-datenschutz

1.4. Herkunft der personenbezogenen Daten

Die MoovIT GmbH verarbeitet personenbezogene Daten, die sie im Rahmen ihrer Geschäftsbeziehung von Ihnen erhält.

Zudem verarbeitet sie – soweit für die Erbringung der Dienstleistung/ Vertragserfüllung Ihnen gegenüber erforderlich – personenbezogene Daten, die sie von anderen Unternehmen zulässigerweise im Rahmen der Anmeldung erhalten hat.

1.5. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

1.5.1. Es werden folgende Kategorien von Daten verarbeitet:

Personalien (Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail, Geburtsdatum)
Bilddaten (Bilder, Videos)
Tonaufnahmen
Zahlungsdaten
Daten aus der Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtung (z.B. Zertifikate)

1.5.2. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Soweit Sie der MoovIT GmbH eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zur Teilnahme an einem separaten Seminar, Web-
Seminar oder einer VK gegeben haben ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben (Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe
a DS-GVO). Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.

Die MoovIT GmbH verarbeitet personenbezogene Daten (Art. 4 Abs. 2 DS-GVO) auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe b DS-GVO. Die Verarbeitung dient der Durchführung unserer Verträge oder vorvertraglichen Maßnahmen mit Ihnen und der Ausführung Ihres Auftrags, sowie aller für den Betrieb und die Verwaltung unseres Datenschutzberatung erforderlichen Tätigkeiten. In diesem Fall ist die Durchführung des Seminars, der VK oder der Schulung Bestandteil eines mit Ihnen geschlossenen Vertrages, den wir hierdurch erfüllen. Die jeweiligen Einzelheiten zum Zweck der Datenverarbeitung können Sie den jeweiligen Vertragsunterlagen und Geschäftsbedingungen entnehmen.

Über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus verarbeitet die MoovIT GmbH personenbezogene Daten nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe f DSGVO. Dies ist zulässig, soweit die Verarbeitung zur Wahrung unserer berechtigter Interessen oder der eines Dritten erforderlich ist, sofern nicht Ihre Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten überwiegen, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern. Ein solches berechtigtes Interesse besteht bei-

a) Durchführung der Anmeldung/Registrierung über externe Dienstleister
b) Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs des Unternehmens.
c) Zur Verhinderung und Aufklärung von Straftaten, insbesondere nutzen wir Datenanalysen zur Erkennung von Hinweisen, die auf Betrug oder Missbrauch deuten.

Außerdem verarbeitet die MoovIT GmbH nach Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c DS-GVO personenbezogene Daten, soweit dies für die Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen, denen sie als Unternehmen unterliegt, erforderlich ist. Zu den Zwecken der Verarbeitung gehören u. a. z. B. handels- und steuerrechtlicheAufbewahrungspflichten nach § 257 Handelsgesetzbuch (HGB) und § 147 Abgabenordnung (AO).

1.6. Verarbeitungsvorgang

Für Nutzer von MS-Teams (mit MS-Konto):

Sie können sich durch E-Mail an uns für das Web-Seminar, Seminar oder die VK anmelden, indem Sie Ihren Namen und Ihre E-Mail hinterlassen. Wir überprüfen Ihre Identität über die Abfrage Ihres MS-Accounts im Microsoft Azure Directory. Nur mit Ihrem Microsoft-Passwort können Sie an der Besprechung teilnehmen.

Sie erhalten dann per E-Mail von uns einen persönlichen Einladung auf Ihren (Teams oder Outlook) Kalender. Zum Zeitpunkt der Veranstaltung können Sie in der Applikation TEAMS an der Veranstaltung teilnehmen, indem Sie im Bereich Kalender auf „teilnehmen“ klicken. Im Wartebereich werden Sie von uns als Organisator nur dann hereingebeten, wenn Ihre Buchung bestätigt ist.

Für externe Nutzer von MS-Teams (ohne MS-Konto):

Sie können sich durch E-Mail an uns für das Web-Seminar, Seminar oder die VK anmelden, indem Sie Ihren Namen und Ihre E-Mail hinterlassen. Wir überprüfen Ihre Identität über eine persönliche Abfrage per E-Mail.

Sie erhalten dann per E-Mail von uns einen persönlichen Einladungslink an ihr E-Mail-Postfach. Zum Zeitpunkt der Veranstaltung können Sie in der Web Applikation TEAMS an der Veranstaltung teilnehmen, indem Sie auf den Link klicken. Ihre E-Mail-Adresse ist auch für andere Teilnehmer sichtbar. Die Adresse wird aber nicht anderweitig verwendet. Im Wartebereich werden Sie von uns als Organisator nur dann hereingebeten, wenn Ihre Buchung bestätigt ist.

Die Veranstaltung findet über den Dienst Microsoft Teams der Firma Microsoft statt. Diesbezüglich verweisen wir auf die Datenschutzerklärung unseres IT-Dienstleisters.

1.7. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Innerhalb der MoovIT GmbH erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung der vertraglichen Pflichten der MoovIT GmbH benötigen.
Auch von der MoovIT GmbH eingesetzte Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) können zu diesen Zwecken Daten erhalten. Es erhalten Empfänger in den folgenden Kategorien erhalten Ihre Daten:

IT Dienstleistungen (z.B. Microsoft für die Bereitstellung der VKS-Applikation)

1.8. Übermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland

Es ist nicht geplant, Ihre personenbezogenen Daten an ein Drittland/eine internationale Organisation zu übermitteln.

1.9. Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten sobald sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind. Dabei kann es vorkommen, dass Daten für
die Zeit gespeichert werden, in der rechtliche Ansprüche gegen uns geltend gemacht werden (gesetzliche regelmäßige Verjährungsfrist 3 Jahre § 195 BGB, bis zu 30 Jahre § 197 BGB).

Zudem speichern wir Ihre Daten, soweit wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Entsprechende Nachweis- und Aufbewahrungspflichte ergeben sich für uns aus:

der Abgabenordnung: 10 Jahre für steuerliche Zwecke (§ 147 AO) (bspw. Kundendaten und Abrechnungsdaten für steuerliche Zwecke)
den Vorgaben nach § 257 HGB: 6 Jahre für Dokumentation gemäß handelsrechtlicher Vorgaben (bspw. Dokumente und E-Mails oder Bestell- und Auftragsunterlagen in der Kommunikation)
ihre Videodaten werden ggf. und nach gesonderter Einwilligung gespeichert und für ein Lernvideo zur Verfügung gestellt. Wenn Sie nicht gesondert eingewilligt haben, werden keine Aufnahmen gespeichert und Ihre Daten werden umgehend (in der Sekunde) von den Servern unserer IT-Dienstleister gelöscht.

1.10. Betroffenenrechte

Nach der Datenschutz-Grundverordnung stehen Ihnen folgende Rechte zu:

Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO).

Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO).

Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 17, 18 und 21 DSGVO).

Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).

Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüft die verantwortliche Stelle, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind.

Sofern Sie der Auffassung sind, dass eine Datenverarbeitung gegen geltendes Datenschutzrecht verstößt, haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Die für unser Unternehmen zuständige Aufsichtsbehörde erreichen Sie unter folgenden Kontaktdaten:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein- Westfalen, Postfach 20 24 44, 40102 Düsseldorf

1.11. Pflicht zur Bereitstellung der Daten

Für den Vertragsabschluss, also Die Buchung des Web-Seminars oder der Videokonferenz, ist es erforderlich, dass Sie der MoovIT GmbH ihre mit dem Microsoft-Account verknüpfte E-Mail-Adresse und Ihren Namen bereitstellen.

Ohne diese Daten wird die MoovIT GmbH in der Regel den Abschluss des Vertrages ablehnen müssen oder einen bestehenden Vertrag nicht mehr durchführen können und ggf. beenden müssen.

1.12. Sonderfall: Informationspflicht für den Fall einer späteren Zweckänderung

keine

1.13. Hinweis auf das Bestehen einer automatischen Entscheidung einschließlich Profiling

Die MoovIT GmbH verarbeitet Ihre Daten nicht automatisiert mit dem Ziel, bestimmte persönliche Aspekte zu bewerten (Profiling).

2. Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 DS-GVO

1. Sie haben das Recht aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe f DS-GVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen. Legen Sie Widerspruch ein, wird die MoovIT GmbH Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, die MoovIT GmbH kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

MoovIT GmbH, Schanzenstr. 29, 51063 Köln, info@moovit.de,